Matriz RACI: Entendendo a responsabilidade e os papéis dos colaboradores

A Matriz RACI, ou tabela RACI, é uma ferramenta visual de fácil utilização que define com clareza as atribuições, papéis e responsabilidades de cada colaborador nas atividades de um processo.

Significado de RACI

RACI é um acrônimo em inglês que representa quatro termos fundamentais: Responsible, Accountable, Consulted e Informed.

Aqui está a tradução de cada um desses termos:

• Responsável (Responsible): É a pessoa efetivamente encarregada de executar a tarefa do processo. Esse colaborador é responsável por realizar as entregas e colocar “a mão na massa”.
• Aprovador (Accountable): O aprovador verifica se a tarefa do processo pode ser iniciada, se foi realizada adequadamente e se está dentro dos padrões desejados pela empresa. Geralmente, é o dono do processo, um supervisor ou gerente que cumpre esse papel.
• Consultado (Consulted): Trata-se de uma pessoa que pode contribuir para a realização do processo. Esse indivíduo pode estar dentro ou fora da organização e é consultado para que o processo se realize da melhor forma. Ele fornece apoio ao processo com sua experiência e conhecimento.
• Informado (Informed): Conforme o processo está em andamento, algumas pessoas precisam ser informadas sobre sua performance e suas entregas. Sempre que alguma atividade gerar consequências importantes para algum dos envolvidos, ele deve ser incluído na lista de informados.

A Matriz RACI permite uma clara distribuição de responsabilidades e comunicação eficiente entre os membros da equipe, garantindo que todos estejam cientes de suas funções e contribuam para o sucesso do processo.

Veja esta ilustração que resume o significado de RACI:

Ampliando o entendimento da matriz de papéis e responsabilidades

Embora a metodologia RACI ofereça uma estrutura sólida para a definição de papéis, responsabilidades e atribuições em um processo, é importante ressaltar que nem todos os processos se limitam apenas aos tipos de papéis apresentados anteriormente.

Em alguns casos, pode haver a necessidade de incorporar outros papéis e responsabilidades, tais como Manager (Gerente), Backup (Reserva), Notify (Notificados) e Originator (Orientador).

Aqui estão as descrições e atribuições de cada um desses papéis adicionais:

• Manager (Gerente): Este é o indivíduo responsável por gerenciar a entrega do processo, mas não por aprová-lo. Por exemplo, ao desenvolver um software, talvez o usuário principal ou cliente aprove essa entrega e não a pessoa que gerenciou o processo. O papel do gerente é supervisionar e garantir que o processo ocorra de maneira eficiente.
• Backup (Reserva): Em situações em que o responsável pela tarefa não puder cumpri-la, é essencial ter um substituto designado previamente. O Backup é a pessoa designada para assumir as responsabilidades caso o responsável original não possa executá-las.
• Notify (Notificados): Diferente do “informado”, que precisa receber diversas informações importantes sobre o processo, o papel de “notificado” é mais simples. Essa pessoa só precisa ser avisada da conclusão de uma atividade específica. Por exemplo, ao concluir uma etapa relevante do processo, essa pessoa é notificada para iniciar sua própria atividade subsequente.
• Originator (Originador): O Originador é a pessoa que criou a atividade dentro do processo. Saber quem deu início a essa atividade é útil para esclarecer dúvidas sobre sua execução diretamente com essa pessoa. O Originador é uma fonte importante de informações iniciais sobre a atividade em questão.

A inclusão desses papéis adicionais na matriz de responsabilidades permite uma abordagem mais completa para a definição das funções e responsabilidades dos colaboradores em um processo.

Como você pode perceber, a matriz de papéis e responsabilidades oferece uma estrutura flexível e adaptável para diversos cenários, garantindo que todas as atividades estejam bem organizadas e que os colaboradores compreendam claramente suas atribuições. Essa abordagem facilita a execução eficiente de projetos e processos, além de promover uma comunicação mais clara e colaborativa entre os membros da equipe.

Como fazer uma matriz de responsabilidade RACI

Agora que você já sabe o significado das letras da matriz RACI, está na hora de aprender como montar uma matriz de responsabilidades.

Para isso, basta seguir alguns passos, veja!

Como montar uma matriz de responsabilidade passo a passo

A forma tradicional para se montar a matriz RACI é a seguinte:

1. Faça uma lista de todas as atividades de um processo
2. Faça outra lista, desta vez de todos aqueles que estão envolvidos no processo
3. Monte uma tabela com uma linha reservada para cada atividade do processo
4. Nessa mesma tabela, crie colunas correspondentes a cada um dos envolvidos no processo
5. Analise cada atividade e marque com cuidado com uma das letras que revelamos o significado no tópico anterior

Mas existem algumas dicas importantes da metodologia RACI que você precisa respeitar ao construir sua tabela, veja:

As 6 regras fundamentais de como fazer uma matriz de responsabilidade RACI

1. Sempre deve haver ao menos um responsável para cada atividade do processo
2. Da mesma forma, sempre deve existir ao menos um aprovador para cada tarefa do processo
3. Por outro lado, não pode haver mais de um aprovador para uma mesma atividade dos processos
4. O responsável por uma determinada atividade poderá ser também o seu aprovador
5. Em uma mesma atividade pode haver várias pessoas consultadas e informadas
6. O ideal é haver apenas um responsável para cada atividade. Com isso, evitam-se processos paralelos ou em duplicidade. Mas, caso seja realmente necessário definir mais de um responsável, a divisão de tarefas de cada um deverá ser clara e muito bem definida.

Ficou claro para você como montar uma matriz de responsabilidade RACI? Acha que seria capaz de montar uma para seu negócio?

Que tal ver um exemplo de matriz de responsabilidade para se certificar que já domina esse processo? Aliás, que tal ver 3 exemplos?

Modelo de matriz de responsabilidade, veja 3 deles

Selecionamos 3 exemplos de matriz de responsabilidade RACI para você ver, na prática, como elas funcionam.

Modelo de matriz de responsabilidade 1:

Este é um exemplo bem simples de matriz de responsabilidade RACI.

Note que ela lista apenas os nomes dos responsáveis na primeira linha, sem indicar cargos ou funções. De certa forma, o ideal é indicar cargos e funções, porque os processos são realizados por pessoas capacitadas para desempenhar cada tarefa.

Assim, caso um desses colaboradores esteja impossibilitado, ou mesmo sai a da empresa, a tabela RACI teria que ser refeita. O que não é o ideal.

Por isso, recomenda-se não usar os nomes das pessoas, mas as funções ou os cargos que ocupam na empresa. No caso de algum envolvido ser externo à empresa, deve-se agir da mesma forma.

Modelo de matriz de responsabilidade 2:

Este segundo modelo de matriz de responsabilidade já adota os cargos dos responsáveis na primeira linha.

Trata-se de uma matriz RACI para um processo de desenvolvimento de sistemas.

Note que quem é o responsável por uma tarefa (assinalado com R), pode ser o consultado (C) ou informado de outra (I). Pode, até mesmo, ser o aprovador (A) de ainda mais uma tarefa ou atividade.

Isso acontece na coluna Analista, por exemplo.

Além disso, note na coluna do gerente que este colaborador da empresa é, ao mesmo tempo, o responsável (R) e o aprovador (A) da atividade “Monitorar e acompanhar o desenvolvimento do sistema”.  Isso fica assinalado da seguinte forma, na célula correspondente: R/A.

Por fim, vale dizer que um dos integrante da tabela RACI pode não ser responsável (R) direto por nenhuma atividade, nem aprovador (A) ou consultado (C). Este é o caso do assistente (última coluna) que é apenas informado (I) de todas as atividades que ocorrem durante o processo.

Modelo de matriz de responsabilidade 3:

Neste exemplo de matriz RACI, além dos envolvidos estarem indicados por cargos bem definidos, existe uma particularidade especial. Foi criado um novo tipo de responsabilidade, o testador, indicado pela letra (T).

Isso acontece porque se trata de um processo de desenvolvimento de softwares. Em processos com este, em que determinada responsabilidade vital é bastante específica e diferenciada, isso pode ser necessário.

No caso, testar o software é um passo importante que não poderia ser representado pelas letras convencionais da matriz RACI, nem pelas adicionais.

Por isso, quando se trata de um processo com essas características, pode-se criar uma nova categoria de responsabilidade, definir uma letra para ela e indicar na tabela. Veja que é isso que acontece em todas as colunas da última linha do exemplo de matriz RACI.

Modelo de matriz de responsabilidade 4:

No HEFLO as responsabilidades são apresentadas no portal e permitem que o usuário identifique rapidamente suas responsabilidades.

Leia também:

• Como controlar responsabilidades utilizando um BPMS
• Matriz RACI e Responsabilidades em Processos

Vantagens de usar a matriz RACI

Depois de tudo que vimos até aqui, talvez você esteja se perguntando: porque usar a metodologia RACI? Quais os benefícios disso?

Veja uma pequena lista que preparamos:

• Facilidade de rastrear responsabilidades.
• Ajuda os demais membros do processo a saber a quem se reportar, pedir ajuda ou cobrar uma entrega.
• Evita que um processo fique parado porque alguém deixou de cumprir uma responsabilidade a ele atribuída.
• Controle formal e documentado de “quem deve fazer o que”.
• Ferramenta fácil de usar e criar, visual e intuitiva. Prática para ser consultada rapidamente.
• Estimula a comunicação entre os membros do time, a colaboração e o trabalho em equipe.
• Divisão clara e objetiva das tarefas dos integrantes do grupo de trabalho.
• Maior senso de responsabilidade e de que os trabalhos e resultados dos outros dependem da realização do seu trabalho.
• Os recursos são alocados na medida certa para cada colaborador.
• Evita a duplicidade de tarefas.
• Em caso de saída de um colaborador do time, o backup sabe exatamente o que deve fazer.

Espero que tenha conseguido te ajudar a entender melhor sobre RACI.

Fiz uma adaptação da publicação desse site: https://www.heflo.com/pt-br/modelagem-processos/matriz-raci/